Effizienter arbeiten, Meetings verbessern und Arbeitsaufwand reduzieren

Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 bereits intensiv – trotzdem kosten E-Mails, Meetings, Informationssuche und Dokumentation täglich unnötig Zeit. Informationen sind vorhanden, aber oft schwer auffindbar, Verantwortlichkeiten gehen verloren und wiederkehrende Aufgaben binden wertvolle Ressourcen.

Dieser Praxis-Workshop zeigt, wie Microsoft 365 Copilot, generative KI, Agents in der Microsoft-Umgebung und erste Automatisierungslösungen gezielt eingesetzt werden können, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Kommunikationsaufwand zu reduzieren und die Produktivität nachhaltig zu steigern.

Im Fokus stehen nicht einzelne Tools, sondern das Zusammenspiel von Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, Copilot, Agents und Power Platform – mit einem klaren Blick auf sofort umsetzbare Anwendungsfälle im Unternehmensalltag.

Warum dieser Workshop?

Viele Organisationen haben die technischen Möglichkeiten bereits im Einsatz, schöpfen das Potenzial jedoch nicht aus. Der größte Hebel liegt nicht in zusätzlichen Tools, sondern in der effizienteren Nutzung bestehender Systeme kombiniert mit KI.

Der Workshop zeigt konkret, wo heute Zeit verloren geht, wie Copilot im Alltag unterstützt und wie Mitarbeitende KI, Agents und Automatisierung sicher, strukturiert und sinnvoll einsetzen können.

Typische Fragen, die wir beantworten

• Wie lassen sich E-Mails mit Copilot schneller priorisieren, zusammenfassen und professionell beantworten?
• Wie werden Meetings besser vorbereitet, sauber dokumentiert und mit klaren Aufgaben nachverfolgt?
• Wie finde ich relevante Informationen aus E-Mails, Chats, Dateien und Besprechungen deutlich schneller?
• Wo liegt die aktuellste Version eines Dokuments – und wie vermeiden wir doppelte Ablagen und Suchaufwand?
• Wie lässt sich Copilot sinnvoll in Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint einsetzen?
• Welche Use Cases eignen sich für einen pragmatischen Start mit KI im Unternehmen?
• Welche Rolle spielen Agents in der Microsoft-Umgebung – und wo bringen sie echten Mehrwert?
• Wo lassen sich wiederkehrende Aufgaben mit Automatisierung sinnvoll entlasten?
• Wie kombinieren wir Copilot mit bestehenden Prozessen, Tools und Arbeitsweisen, statt alles neu aufzusetzen?
• Wie führen wir Copilot und KI so ein, dass Akzeptanz, Klarheit und Sicherheit im Team entstehen?
• Worauf müssen wir bei Datenschutz, Vertraulichkeit und verantwortungsvollem KI-Einsatz besonders achten?

INHALTE

Einstieg & Zielbild

• KI im Unternehmensalltag: Chancen, Grenzen und realistischer Mehrwert
• Wo Microsoft 365 heute Zeit kostet – und wo Copilot konkret entlasten kann
• Zielbild für produktivere Kommunikation, Zusammenarbeit und Organisation

Copilot-Überblick, Lizenzen & Voraussetzungen

• Überblick über Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat
• Lizenzen, technische Voraussetzungen und organisatorische Rahmenbedingungen
• Datenquellen, Berechtigungen und warum Struktur in Microsoft 365 für gute Ergebnisse entscheidend ist

Prompt Engineering in Copilot

• Aufbau guter Prompts: Ziel, Kontext, Rolle, Format und Erwartung
• Unterschied zwischen einfachen und wirksamen Prompts
• Praxisbeispiele für Kommunikation, Meetings, Dokumente und Auswertungen

Copilot-Tipps & praktische Anwendungen

• Outlook: Zusammenfassen, priorisieren, formulieren, beantworten
• Teams & Meetings: Vorbereitung, Zusammenfassung, To-dos und Nachverfolgung
• Word: Entwürfe, Strukturierung, Zusammenfassungen und Überarbeitungen
• PowerPoint: Folienentwürfe, Kernbotschaften und Visualisierungsideen
• Excel: Tabellen verstehen, Formeln erklären, Daten analysieren und Trends erkennen

Teams, Microsoft 365 & Kommunikation

• Welche Kommunikation gehört in E-Mail, Chat, Kanal oder Meeting?
• Wie Kommunikation, Dateien und Wissen strukturiert sein sollten, damit Copilot sinnvoll unterstützt
• Praktische Tipps für bessere Auffindbarkeit, weniger Suchaufwand und klarere Zusammenarbeit

Zusammenarbeit & Organisation

• Aufgaben, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten sauber festhalten
• Zusammenspiel von Teams, SharePoint, OneDrive, Planner und To Do
• Use-Case-Matrix zur Bewertung eigener KI-Anwendungsfälle

Office Apps & Produktivitätstools

• Praxisnahe Nutzung von Word, Excel und PowerPoint mit Copilot
• Schneller von Informationen zu verwertbaren Ergebnissen
• Vorlagen, Zusammenfassungen und Management-taugliche Aufbereitung

Agents in der Microsoft-Umgebung

• Was Agents sind – verständlich erklärt und praxisnah eingeordnet
• Einsatzmöglichkeiten im Alltag: Assistenz, Informationszugriff, Vorstrukturierung und Unterstützung bei Routineaufgaben
• Abgrenzung zwischen Copilot, Agenten und klassischen Automatisierungen
• Erste sinnvolle Einstiegsszenarien für Unternehmen

Power Platform & Automatisierung

• Überblick über Power Automate und angrenzende Automatisierungsmöglichkeiten
• Typische Anwendungsfälle: Erinnerungen, Freigaben, Benachrichtigungen, Übergaben und Standardprozesse
• Wie Copilot, Agents und Workflows zusammenspielen können
• Worauf bei pragmatischen Automatisierungslösungen im Unternehmen zu achten ist

Datenschutz, DSGVO & verantwortungsvoller Einsatz

• Sicherer Umgang mit Daten, Vertraulichkeit und internen Informationen
• Datenqualität, menschliche Prüfung und typische Fehlerquellen
• Leitlinien für einen verantwortungsvollen und praxisnahen KI-Einsatz

Abschluss & Ausblick

• Priorisierung der nächsten Schritte im Unternehmen
• Quick Wins für den direkten Start nach dem Workshop
• Ausblick auf weiterführende Automatisierungs- und Agenten-Szenarien

ZIELGRUPPE
Der Praxis-Workshop richtet sich an Unternehmen jeder Größe, die Microsoft 365 bereits nutzen und den produktiven Einsatz von Copilot, KI, Agents und Automatisierung im Arbeitsalltag gezielt voranbringen möchten.

• Führungskräfte und Teamleitungen
• Projektleiter:innen und Koordinator:innen
• Assistenz, Administration und Office-Anwender:innen
• Fachbereiche mit hohem Kommunikations-, Meeting- oder Dokumentationsaufwand
• Unternehmen, die pragmatisch mit KI starten oder bestehende Microsoft-365-Investitionen besser nutzen möchten

Trainer
Gerald Hierzberger

Dauer
1 Tag | 09:00 - 16:00 Uhr

Termin
08.10.2026

Teilnehmer:innenanzahl
mind. 5 Personen, max. 12 Personen

Schulungsort
ACstyria Mobilitätscluster GmbH | Parkring 1 | 8074 Raaba-Grambach

Preis
ACstyria Partner: € 450,- exkl. USt
Nicht-Partner: € 640,- exkl. USt
(inkl. Lernunterlagen & Verpflegung)